A partir da próxima quinta-feira (04/03), o seu e-mail poderá ficar temporariamente indisponível pelo tempo necessário para transferir os e-mails da sua caixa antiga para a nova caixa de correio. Após esse período, seu e-mail deixará de ser acessado pelo “mail.ca.mg.gov.br” e passará a ser acessado pelo site https://outlook.office.com.

Você terá acesso a todos os aplicativos do Microsoft Office diretamente no site https://portal.office.com. Além de acessar o site de qualquer equipamento e em qualquer lugar, será possível acessar os seus documentos e acompanhar o calendário integrado com o Microsoft Teams para otimizar o trabalho da sua equipe e os agendamentos de reuniões virtuais!

BENEFÍCIOS DA PLATAFORMA

Por já ser a ferramenta padrão utilizada pelos colaboradores, a facilidade e a familiaridade na utilização da mesma é a principal vantagem da adoção do Microsoft 365. O uso de ferramentas atualizadas e inclusão de novas, com mais recursos, contribuirão para aumentar a produtividade e tornar mais simples e eficiente a comunicação entre os órgãos e entidades governamentais.

Veja algumas das novas ferramentas a que você terá acesso:

Microsoft Teams e E-mail: Plataforma de vídeo conferência e chat integrados com um novo serviço de e-mail com 2GB de capacidade.
OfficeOnline: versão online do Microsoft Office (Word, Excel e PowerPoint);
SharePoint Online com 1TB: portal de colaboração e compartilhamento de arquivos e documentos, reduzindo a dependência de salvar arquivos no computador local da CA;
Microsoft Stream: portal de vídeos;
Microsoft Planner: ferramenta que permite organizar o trabalho de sua equipe com um gerenciamento de tarefas intuitivo, colaborativo e visual;
Microsoft Automate: software que auxilia na criação e fluxos de trabalho automatizados;
Yammer: rede social corporativa para comunicadores e colaboradores;
Microsoft Power Apps: plataforma de serviços, dados e conetores que permite a criação de aplicativos de maneira mais ágil e simples;
Microsoft To Do : ferramenta para criar listas, lembretes e notas rápida;
Microsoft Formas: ferramenta para criar questionários e cadastros personalizados, online;
Microsoft Whiteboard: tela inteligente onde você e sua equipe podem idealizar, criar e colaborar por meio da nuvem;
Microsoft Kaizala Pro: aplicativo de chat que permite se conectar e realizar o trabalho na rede móvel;
My Analytics: descreve como você gasta o seu tempo no trabalho e sugere maneiras de trabalhar de forma mais inteligente; também usa inteligência artificial para ajudar você a se manter informado sobre suas tarefas, sinalizando os compromissos assumidos por e-mail.

TIRANDO DÚVIDAS SOBRE A MIGRAÇÃO PARA O MICROSOFT 365

A migração para a plataforma do Microsoft 365 está começando a valer para todos os servidores da cidade administrativa. Para facilitar a migração da plataforma, seguem as principais questões dúvidas:

Por qual motivo foi adquirida a plataforma Office 365?

A pandemia de Covid-19 evidenciou algumas transformações, em especial, na forma de trabalhar, que reforçaram a necessidade da adoção de ferramentas quem aumentem a interatividade, a produtividade e facilitem o trabalho em equipe.

Dessa forma, considerando as funcionalidades oferecidas, além do fato de a plataforma na Cidade Administrativa já ser da Microsoft, o que permite a manutenção do padrão com o mínimo de impacto para os usuários e ganho de produtividade, a Seplag aderiu à ata de Registro de Preços do Ministério da Economia, onde estavam registrados os produtos da plataforma Office 365, com preços vantajosos para a administração.

O que muda para mim como usuário?

Você poderá acessar todas as aplicações office diretamente no office.com sem necessidade de salvar arquivos no computador. Acessando o site de qualquer equipamento e, em qualquer lugar, você terá acesso aos seus documentos e também ao seu calendário integrado com o Microsoft Teams, que vai otimizar o trabalho da sua equipe.

Como vai funcionar a migração?

No dia 30 de dezembro, a partir das 10 horas da manhã, seu e-mail poderá ficar indisponível temporariamente, pelo tempo necessário para transferir os e-mails da sua caixa antiga para a caixa de correio nova. Após esse período, seu e-mail deixará de ser acessado pelo “mail.ca.mg.gov.br” e passará a ser acessado no site https://outlook.office.com

O que o servidor precisa fazer para utilizar a plataforma?

Assim que a conta de e-mail for migrada para o Office 365, o servidor automaticamente já terá acesso a esta nova plataforma.

O que acontecerá com meu e-mail / webmail e como acessá-lo?

O seu e-mail permanecerá o mesmo. O que muda é a forma de acesso. Ao acessar o site https://outlook.office.com você deverá inserir o seu usuário mXXX@ca.mg.gov.br (o mesmo que você utiliza para acessar o e-mail atual) e a senha também permanecerá a mesma. Por exemplo, se seu usuário hoje é m12345678, passará a ser m12345678@ca.mg.gov.br.

O que acontecerá com os e-mails antigos?

Os e-mails salvos na sua caixa de entrada serão enviados para a caixa nova, já os arquivos salvos como “arquivo morto” estão salvos em seu computador na Cidade Administrativa. A capacidade de armazenamento para caixa de correio individual será ampliada para 2GB, e de caixas departamentais, para 50GB.

E e-mails de caixa departamental: como fazer?

Configure a caixa departamental da unidade que você possui acesso a partir do passo a passo elaborado pela Coordenadoria Especial da Cidade Administrativa, e não perca o seu acesso. É só clicar aqui!

Como será a usabilidade das novas ferramentas no dia a dia?

A partir da migração da conta de e-mail utilizada atualmente para o Microsoft 365, os colaboradores terão acesso a todos os recursos que a plataforma oferece. A principal novidade é que, o servidor terá acesso a todas as informações para a execução do seu trabalho em um único local. Calendário de reuniões, e-mail, arquivos recebidos, videoconferência, troca de mensagens entre colaboradores da mesma diretoria, abertura de chamados de suporte em microinformática são alguns dos recursos disponíveis.

Haverá algum treinamento para os servidores?

Sim. Em parceria com a equipe de adoção da Microsoft, serão realizados treinamentos e workshops apresentando os recursos que a plataforma do Office 365 oferece. As datas para estes treinamentos e workshops, além de materiais de apoio e instruções para uso das ferramentas serão divulgados pelos meios de comunicação da Seplag, e também publicadas no site da Seplag (https://www.planejamento.mg.gov.br) e https://portalca.mg.gov.br.

PASSO A PASSO

O processo de migração será transparente para os servidores. A parte de configuração do sistema é realizada pela equipe técnica de Tecnologia que administra os serviços de e-mail.
Após a migração, o servidor deverá:

Por motivos de segurança, antes do primeiro login você deverá baixar o aplicativo “Microsoft Authenticator” no seu celular ou outro aplicativo semelhante como o o “Google Authenticator” ou o “Authy”.
Acessar o portal https://portal.office.com com as suas credenciais (login de rede e senha);
No primeiro acesso aparecerá um QRCode que deverá ser lido com um dos aplicativos citados anteriormente, seguido da digitação do código que aparece na tela do seu celular.
Pronto! Seu acesso estará completo ( e não precisa mais se preocupar com nenhuma autenticação).

CANAIS DE SUPORTE

Eventuais problemas ocorridos após a migração devem ser tratados através da abertura de chamado pelo e-mail suporteti.ca@lanlink.com.br. Este canal de comunicação é destinado a todos servidores da Cidade Administrativa, tanto os presenciais quanto os que estão em tele trabalho.
Além disso, caso você precise de alguma informação adicional, pode enviar um e-mail para informatica@planejamento.mg.gov.br

Migração SES